段取りが勝負！名刺作成の流れとスムーズに進めるためのポイント
会社で名刺の作成を任されたものの、どのような手順で進めれば良いのかわからないという方も多いのではないでしょうか？この記事では、名刺作成の流れや注意点、作成する上でのポイントなどについて解説します。名刺の作成はしっかり段取りをすることが肝心です。
ぜひこの記事を参考にしながら、スムーズに名刺作成を進めてみてください。
誰の名刺の作成が必要なのか確認する
名刺を作成する際にはまず誰の名刺の作成が必要なのか、確認することから始めます。どこの部署の、どのような役職の、誰の名刺が必要なのか、ミスのないよう必ず確認しましょう。名刺に英語を併記する場合は、社名・部署名・役職名・氏名の表記もしっかり確認します。
社内で部署名や役職名が変わることもあるので、これまでと変更点がないかも確認しておきましょう。また、名刺がいつまでに必要なのかも忘れず聞きます。通常通りの納期のつもりで作成していたら、実は明日すぐ必要だったということになると非常に大変です。
なお、名刺を発注する業者によっては、複数人数の名刺を発注することで1個当たりの単価が安くなる場合もあります。緊急を要する発注の場合は別ですが、もし時間に余裕があれば、部署内や他の部署も確認し、名刺がなくなりそうな人をピックアップしてまとめて作成すると、コストを抑えられます。
名刺を発注する業者を決める
名刺作成に必要な情報の確認が済んだら、名刺を発注する業者を決めます。名刺印刷を取り扱っている業者を調べ、作成プランや価格、納期などを確認しながら検討しましょう。納期に余裕があるなら、発注から納品までの期間が長い分、価格が安い業者などを利用する方法もあります。
発注した翌日など、特に納品を早めたい場合は、スピーディーに作成するプランがあるかなどをチェックしながら、業者探しをしなければなりません。数日間納期を設けられるようであれば、完成した名刺は郵送で納品してもらうことも可能でしょう。
しかし、発注から納期が1日程度など、かなりタイトな期間で名刺を作成したい場合は、物理的に郵送での納品は間に合いません。可能な限り会社から近距離の印刷会社を探し、直接完成品を受け取りに行くなどの対応が必要になってきます。
名刺を作成する段階になって、業者探しに手間取らないよう、時間があるときにいくつか業者をピックアップしておくのがおすすめです。なお、名刺のサイズが変則的であったり、特殊な加工を施していたりという場合は、印刷に対応できる業者が限られる可能性もあるため、注意が必要です。
名刺デザインのデータを作成する
次に、名刺デザインのデータを作成します。デザインも全て業者に発注する方法もありますが、やりとりにある程度時間を要するため、スピーディーに作成したいなら社内でデザインデータを作る方法がより時間を短縮できます。
すでに社内に名刺のデザインデータがある場合は活用しましょう。社内のテンプレート以外のデザインで名刺を作成する場合は、社内のデザイン担当部署などに依頼し、データを作ってもらう方法もあります。また、業者によってはWEB上で簡単に入力が可能な、名刺テンプレートを用意している場合もあるので、利用するのも1つの方法です。
名刺デザインは、それぞれの会社でルールが設けられていることが多いため、必ず確認してから作成しましょう。
名刺データの中身をチェックする
名刺のデータができたら、中身のチェックを行います。社名、部署名、役職名、氏名などに表記の間違いがないか確認します。できる限り、複数の人の目でチェックするようにしましょう。また、業者が指定するデータ形式になっていなかったり、名刺データが完成状態になっていなかったりというミスもよくあるパターンです。
間違っている部分があると、発注後に確認のやり取りなどを挟み、作成がスムーズに進まない可能性もあります。また、記載誤りのある状態の名刺は、納品後も当然使用することができません。名刺を使う人が困るだけでなく、商談などの場で名刺を渡すことができず、ビジネスチャンスを逃がして、会社に大きな影響を与える恐れもあります。
急いで名刺作成を進めるからこそ、ミスによってタイムロスしてしまわないよう、チェックを怠らないようにしましょう。
名刺印刷業者に発注する
名刺データの確認も終わったら、名刺の印刷業者に発注します。業者のHPなどに、発注用のフォームなどが用意されている場合がほとんどです。フォームの画面に従って必要事項を入力していきます。発注時に必要な入力項目としては、用紙の種類やサイズ、インクの色・数、片面・両面の選択、数量、特殊加工の有無などがあります。
入力を誤ると、希望通りの数量が納品されなかったり、両面印刷のつもりが片面のみの印刷になったり、致命的なミスにつながりかねません。入力した後はすぐ作成依頼を送信せず、入力誤りや入力漏れがないか、必ず再度確認した上で処理を行いましょう。
また、発注を行った後は、入力した画面を印刷するなど、控えをとっておくことも忘れてはいけません。納期が短い場合は、発注後も業者から何か連絡があったときに対応できるようにしておきましょう。郵送で納品、あるいは作成完了の連絡を受け、完成品を受け取れば名刺の作成は完了です。
名刺の作成をスムーズにするためのポイント
突然の名刺作成依頼に慌てないよう、作成をスムーズにするためのポイントがいくつかあります。まずは、時間があるときに名刺データを作成するためのソフトなどを操作しておくことです。名刺作成業務は、会社の規模や従業員の人数によってはそこまで頻繁に行う仕事ではありません。
名刺作成には、デザインソフトなどを使用する場合もあります。名刺の作成は総務など事務部署で担当することが多いでしょう。デザインソフトはあまり普段使わないという方も少なくないはずです。久々に名刺作成をするためソフトを開いたものの、操作方法を忘れていたとなると、マニュアルを読みながら行わなければならず、時間がかかり過ぎてしまいます。
デザイナー並みに使いこなす必要はありませんが、業務で困らない程度に操作を覚えておくことは大切です。他には、名刺の作成依頼をされるタイミングを予測することもポイントです。名刺を頻繁に使用するのは、社長や上役、そして営業担当です。
営業が大量に名刺を消費するタイミングとして、大きな商談会などが考えられます。営業担当の大きなイベント予定をチェックしておくことで、あらかじめ名刺の在庫や、追加で必要な枚数などを確認しておくことができ、作成スケジュールも余裕をもって組めます。
また、名刺のデザインや、部署名・役職名などの変更予定がなければ、使用頻度の高い人の名刺はストックを用意しておくのも良いでしょう。名刺はビジネスにおいて非常に重要なアイテムなので、不足させることはできません。
スムーズに作成できるよう、手順を把握し、ポイントを押さえておきましょう。